Comment travailler avec une agence événementielle ?

Comment travailler avec une agence événementielle ?

8 février 2020 0 Par Kamel

Les événements réussis regroupent à la fois l’équilibre: entre la planification et la livraison, la vision et le budget, la forme et la fonction. Certaines agences d’hôtesses se concentrent sur le sentiment, le ton et l’expérience d’un événement, sans trop réfléchir aux aspects pratiques de l’espace ou de la fréquentation. Ceux qui se concentrent sur la livraison et la logistique peuvent créer un espace qui peut contenir les nombres attendus mais ne peut pas les engager de manière significative. Pour assurer ce mélange, il est important d’entreprendre un exercice de briefing complet avant chaque événement. Il sert de point de départ pour un engagement collaboratif, couvrant finalement tous les aspects de l’expérience, de la planification à la livraison et au-delà. Bien que chaque brief créatif soit différent, chacun couvre trois grands aspects de la livraison d’un événement: le stratégique, le fonctionnel et le pragmatique.

Le stratégique

La stratégie est le premier port d’escale pour le mémoire; elle établit l’orientation de l’événement, le style et la direction, et les mesures du succès.

Qui vous êtes et ce que vous faites

Pour les grandes entreprises, cela peut sembler évident: Renault est Renault après tout, elles ne devraient pas avoir besoin d’une introduction. Mais ce n’est peut-être pas aussi simple. Différents départements ou secteurs opèrent souvent comme des préoccupations individuelles au sein des entreprises mondiales.

La portée du projet

Après avoir répondu le «qui?», Nos prochaines questions sont «quoi? et pourquoi?’. Quel est le projet, quelle est sa portée et quels sont les aspects avec lesquels vous avez besoin d’aide? Encore une fois, le contexte clé est fourni en demandant pourquoi vous entreprenez ce projet. L’événement est-il une activité tactique à court terme ou fait-il partie d’une stratégie à long terme?

Lien entre le projet et la stratégie commerciale au sens large

Que ce soit tactique ou à long terme, il est important pour une agence d’hôtesses de comprendre quelle est votre stratégie commerciale au sens large et comment ce projet s’y intègre. Fait-elle partie d’une campagne existante ou en lance-t-elle une nouvelle ? S’agit-il de conserver vos clients existants ou d’en acquérir de nouveaux ?

Audience ou marché cible

Une fois que les détails sur vous en tant que client ont été étoffés, il est temps de tourner notre attention vers votre public cible. Ici, les données démographiques clés de l’utilisateur final de votre produit ou service sont indiquées, ainsi que la nature des relations B2B que vous cherchez à entretenir.

Compétition

Une fois que nous connaissons le public cible, il est important de déterminer qui d’autre peut les avoir dans leur réticule. Quels sont vos concurrents? Quelle est la principale différence entre vous et eux? Comment vous démarquez-vous? Que pouvez-vous offrir à vos concurrents? (et vice versa). Nous ferons des recherches sur leur activité événementielle précédente et chercherons des opportunités d’offrir beaucoup plus.

Ton et image

L’élément suivant de la stratégie concerne le message et l’objectif. Quelle image souhaitez-vous représenter pour cet événement? Audacieux ou amical? Le ton d’un événement particulier peut différer de la perception générale de votre entreprise.